営業の名刺交換マナーや印象の良いデザイン、名刺管理方法を徹底解説

初めて営業する時に行うのが、名刺交換。

慣れてしまえば簡単なことのように思われますが、営業初心者にとっては緊張する瞬間だといえるでしょう。

名刺交換でのマナーを守れていないと印象が良くないだけでなく、顧客から信頼を得られず、営業トークをしっかり聞いてもらえないことも。

そこで今回は、営業での名刺交換のマナーや名刺交換でありがちなミス、営業成績が良い人が行っている名刺管理方法について解説します。

営業の基本である名刺交換をきちんと行えるか不安な人はぜひ読んでください。

営業での名刺交換のマナー

1対1で名刺を交わす時と複数人同士で名刺を交わす時とでは、少しマナーが変わります。

その違いや共通しているポイントなど細かいことまでをしっかりと把握し、実践できるようにしておきましょう。

営業にとってマナーを守りつつスムーズに名刺交換を行えるのは当たり前のこと。

基本ができていないと信頼を得られず、営業を成功させることはできないでしょう。

1対1の場合、営業する側が先に渡す

1対1の名刺交換なら営業する側が先に名刺を渡します。

この際、笑顔でハキハキとした振る舞いを心がけましょう。爽やかな営業に不快感は抱かないものです。

もし、もたついてしまい、相手が先に名刺を渡してきても落ち着いて対応してください。

「失礼いたしました。申し遅れました」と一言添えて名刺を差し出します。

ここで上手くできなくても、もやもやした気持ちを引きずる必要はありません。

本題である営業内容が最も重要ですので、すぐに気を取り直してください。

営業はファーストコンタクトが大切。

人間は、表情や振る舞いといった非言語の要素からも相手の人柄や、信頼性などを判断するので抜かりなく対応してください。「もたついてしまった」という不安げな表情も相手に気付かれるかもしれません。

一方で、新人であっても名刺交換を慣れた様子で行えたら信頼できると思ってもらえるでしょう。

複数人同士の場合、目上の人から渡す

複数人同士で名刺交換する場合は、焦らず受け渡しの順番に気を配ってください。

ほとんどの場合、役職が高い順番に名刺交換を行います。

ついつい緊張してしまうと、「早く名刺を渡さなければいけない」と思ってしまいがちですので、注意しましょう。

名刺交換は立って両手で渡す

ここからは、1対1の営業であっても、複数人同士の営業であっても、守りたいマナーについて解説します。

原則的には席を立って両手で名刺を渡すのがルールです。

もちろん状況に応じて臨機応変に対応すべきですが、通常は名刺入れの上に名刺を置いて席を立って両手で渡す心づもりでいましょう。

名刺を渡す時は、会社名と自分のフルネームを伝えつつ、軽くお辞儀をしながら相手の目を見てください。
名刺は胸の高さまで上げ、相手に名刺の文字が読みやすいようにしましょう。

自分の名前が珍しいなら、挨拶程度にそのことに触れると場が和みます。

営業は相手に良い印象を与えて、顔や名前などを覚えてもらうことが大切です。

受け取る時は「頂戴いたします」

名刺は「頂戴します」といいながら、両手で受け取ります。

無言で受け取ってはいけません。

名刺を受け取ったら、確認の意味も込めて「〇〇様ですね」と相手の名前を復唱するのもよいでしょう。

名前は、漢字表記の隣にひらがなやアルファベット表記が書かれていることがほとんどですので、落ち着いて読んでください。

ベテランの人なら、受け取った名刺に書かれている情報から会話を始め、スムーズに営業へと移っていきます。

最初のうちはなかなかそこまで行うのは難しいかもしれませんが、徐々に余裕を持った行動ができるとよいでしょう。

名刺入れの上に置いて営業する

名刺を受け取ったら、1対1の営業の場合は自分から見て左側に名刺入れを置き、その上に名刺を重ねます。
まれにテーブルの上に直接名刺を置く人もいますが、好ましくありません。

複数人から名刺を受け取った場合は、相手が座っている席の順番通りに名刺を並べます。初対面の相手であれば、顔と名前を一致させるのがなかなか難しいでしょう。

座っている席の順番通りに名刺を置いておくと混乱せずに済みます。

なお、一番役職が高い人の名刺の下に名刺入れを置いたら、他の人の名刺は直接テーブル置いても構いません。

ただし、テーブルの上に書類を広げる時は名刺の上に重ねないように注意してください。

もし、テーブルのスペースが足りない時は、相手に一言伝えてから、名刺入れにしまうのが一般的です。

名刺が不足したら詫びて次回に渡す

あってはいけないことですが、万が一名刺が不足してしまったら「申し訳ございません。ただいま名刺を切らしておりまして……」と伝えます。

名刺を渡せない時でも会社名と自分のフルネームは伝えるようにしましょう。

そして、基本的には次に会った時に名刺を渡すのがほとんどです。

ただし、営業が終わって自社に帰ったら直ちにお詫び状を添えて、名刺を郵送するのが慣例になっている会社もありますので、上司や先輩に相談するとよいでしょう。

名刺交換でありがちなミス

次に、名刺交換でありがちなミスを2つ紹介します。

特に、営業に不慣れな人は注意してください。

テーブル越しで名刺交換をする

よくあるミスが、営業する部室の席に案内されて、そのままテーブル越しに名刺交換を行ってしまうというもの。

テーブル越しの名刺交換は原則的にNGです。

相手との間に物を挟まない状態で面と向かって名刺を渡せる位置に移動しましょう。

ただし、面と向かって名刺を差し出すほどのスペースがない時や相手が急いでおり、直ちに営業を始めた方がよさそうな時は、テーブル越しに渡すこともあります。

状況に応じて適切に判断しましょう。

受け取った名刺をポケットや定期入れに入れる

また、受け取った名刺をポケットや定期入れにしまうのはNGです。

きちんと名刺入れを持ち歩き、汚さないように管理します。

成績が良い営業の名刺管理方法3つ

続いて、“できる営業”がしている名刺管理術を紹介します。

小さなことかもしれませんが、丁寧な心がけが大切です。

会った日をメモしておく

まず、会った日、つまり初めて営業した日をメモしておきます。

イラストが得意な営業は、相手の顔の特徴を描いておくこともあるようです。

似顔絵が苦手な場合でも、会った時の印象や特徴をメモしておくとよいでしょう。

いずれも相手の顔と名前を一致させるための工夫です。

その他、役職やキーマンは誰かなどを覚えておくと今後の営業がしやすくなります。

名刺管理ソフトを活用する

また、定期的に名刺整理を行い、名刺の情報を管理ソフトに入力して電子データ保存しておくとよいでしょう。

名刺にかざすと自動で情報を読み取ってくれるソフトもあります。

もちろん入力ミスがないか自分で確認する必要がありますが、ずいぶん入力が楽になるので大変おすすめです。

SNSもチェックしてみる

名刺に書かれている名前でSNS検索をし、フォローしておく営業も少なくありません。

最近では、社長や経営幹部も積極的にSNSで発信しています。

SNSでは本音を漏らしていることもありますので、営業のきっかけを掴めるかもしれません。

情報収集も怠らないようにしましょう。

営業を成功に導くような名刺交換をしよう

名刺交換はマナーを守りつつ適切に行えるのが大前提です。

この記事で解説したポイントは必ず押さえるようにしましょう。

また、会社によっては一人ひとり名刺のテーマカラーやデザインを変えることができるところもあります。

可能ならば、相手の印象に残るように顔写真を載せたりキャッチコピーを書いたりしてもよいでしょう。

もし名刺が不要になってもそのままごみ箱に捨てるのはNGです。

重要な個人情報ですので、必ずシュレッダーで細かく裁断して情報が漏洩しないようにしてください。
名刺に書かれている個人情報をぞんざいに扱う人は信頼を失います。

受け取った名刺に書かれている名前や役職、​​​​​​​連絡先などは今後の営業に活かせる大切な情報です。

いただいた名刺を最大限活用してください。