ホウレンソウはビジネスの基本！目的やメリットを正しく理解しよう

「ホウレンソウ」は、組織で動く上でのビジネスの土台となるものです。

組織を効率よく運営していくには、正しく「ホウレンソウ」の目的や
メリットを理解しなければなりません。

当記事では「ホウレンソウ」の目的やメリットを解説します。

「ホウレンソウ」の大切さを理解して、
効率的な組織運営や顧客との関係を築きましょう。

ビジネスにおいてホウレンソウをする目的とは？

ビジネスにおいて「ホウレンソウ」をする目的は、組織で行う仕事をスムーズにすることです。

「自分ではわからなかったリスクを指摘していただく」
「リスクを早い段階で対処できる」といったメリットが期待できます。

そこでまずは、それぞれの意味について解説します。

また報告や連絡、相談違いを理解して、正しい「ホウレンソウ」を心掛けましょう。

「報告」進捗や結果の情報を共有

「報告」とは、指示や命令に対して結果などを知らせることです。

組織の流れとしては「部下から上司」「後輩から先輩など目下の立場」
といった流れになります。

プロジェクトの進捗状況や、顧客とのやりとりなどを正しく共有することが目的です。

正しい情報を共有できなければ、次の意思決定や方向性にズレが生じかねません。

報告によって適切に進捗状況や結果の情報を共有しましょう。

「連絡」正確かつ迅速に情報を伝達

「連絡」とは、正確な情報をいち早く伝達することです。

「報告」のように下から上へ流れるなどはありません。

また部署内に留まらず、関係者へ情報伝達することも含みます。

「連絡」で注意しなければならない点は、「自分の意見や不確定なことは入れない」ことです。

客観的な事実を必要な人へ届けることで、組織やチームとして正しい行動を取れます。

「連絡」に余計な情報を入れてしまうと、ミスやトラブルの原因に繋がる可能性が高まり、
事実と意見を切り離して伝達する癖をつけましょう。

「相談」アドバイスや指示を仰ぐ

「相談」とは、アドバイスや指示を仰ぐことです。

業務を遂行する上で、疑問に感じたことや問題が起きた場合に、
上司や先輩、同僚からアドバイスをもらうことを指します。

「相談」は、基本的に下の立場から上へと流れますが、横の繋がりでも
場合によっては相談によってアドバイスを求めることもあります。

ケースごとに自分だけでは判断しかねる場合に必要な行動です。

上司にホウレンソウをする際の3つのポイント

「ホウレンソウ」の目的を理解したところで、上司へ「ホウレンソウ」を行う際に
注意すべき3つのポイントとして「適切な方法やタイミング」「事実のみを伝える」
「問題が起きた時には早く伝える」に分けてそれぞれ解説します。

実際に「ホウレンソウ」するときのポイントを知って、
プロジェクトや顧客対応などを円滑に進めていきましょう。

適切な方法やタイミングで行う

「ホウレンソウ」をする際、もっとも大切なのは「適切な方法」と「タイミング」です。

「口頭でも大丈夫なのか」「書面やメールなどで形に残しておくべきか」など、
適切な方法を事象ごとに考えなければなりません。

また、「ホウレンソウ」する相手も忙しい場合があります。

例えば「報告にどれくらいの時間が必要なのか」「報告や相談へ
行ってもいいタイミングなのか」といった点を見計らうことが重要です。

事実のみを伝える

報告や相談は自分の意見を挟まず、事実のみを伝えることが重要です。

悪意がなかったとしても、自分の意見や憶測が混じってしまうと、
事実が誤った状態で伝わるおそれもあります。

誤った内容で行う決断や方針決定は、後にトラブルへと発展しかねません。

報告や相談をする際は、自分の意見と事実を分けて行いましょう。

問題やトラブルが生じた時こそ早く伝える

問題やトラブルが生じてしまったときは、
可能な限りスピーディーに「ホウレンソウ」をしましょう。

些細なミスをそのままにしてしまい、ホウレンソウが遅れたことで、
あとから大きな問題に繋がることも多々あります。

「これくらいは大丈夫だろう」と安易に判断せず、スピーディーな報告を心がけましょう。

逆に大きな問題であっても、いち早く報告できれば早期解決できる可能性が高まります。

なお上司へのホウレンソウを含め、営業の新人が早く成長にはコツがあります。

次のページでは押さえるべき心構えなども解説していますので、ぜひ参考にしてみてください。

営業の新人が押さえるべき心構えは5つ！早く成長するコツを得よう！

ビジネスでホウレンソウする4つのメリット

ビジネスで「ホウレンソウ」を徹底できると組織やチームにとってのメリットは多いです。

ここでは「トラブル防止」「業務スピード改善」「組織の活性化」
「顧客とのコミュニケーションの深まり」の4つに分けてそれぞれ解説します。

正確な「ホウレンソウ」は自分だけでなく、会社にとってもメリットとなるため、
積極的に活用していきましょう。

トラブルを未然に防止できる

適切な「ホウレンソウ」が根付いたチームは、
トラブルを未然に防止できていることケースが多いでしょう。

「ホウレンソウ」を行う中で、「これは大丈夫だろう」と
安易に判断してしまいがちな事例も、上司や先輩からの視点で
トラブルの原因と判断して、いち早く対処を行えるからです。

自分が原因のトラブルなどは報告しづらいものですが、
トラブルは迅速に報告と適切な対処によって被害を少なくなります。

業務スピードの向上を目指せる

業務スピードの向上にも「ホウレンソウ」は関係します。

確実な「ホウレンソウ」を徹底できている組織は、チーム全体が同じ認識で行動できます。

その結果として、スムーズな業務につながり、結果的に業務スピード向上に繋がるのです。

また、スムーズに業務が流れているということは、自分自身の生産性も向上します。

業務時間を短縮したり、高評価を得たりといった自分自身の利益にも繋がるでしょう。

チームや組織が活性化する

「ホウレンソウ」がきっちりとできているとチームや組織は活性化しやすいです。

まず部下の目線から考えると、ミスやトラブルをしても報告しやすい上司は
それだけ早く報告を受け、最善の対処を取れるため被害を最小限に抑えられます。

逆に上司の目線から考えると、こまめな報告をしてくれる部下には仕事を任せやすいでしょう。

この2つが相乗効果を生み出し、組織の活性化につながります。

顧客とのコミュニケーションが深まる

「ホウレンソウ」が好循環を生み出すと組織内ばかりでなく、
顧客とのコミュニケーションも深まります。

例えば「重要事項の取り決め」「問題が発生した場合の窓口」などは、
すべて適切な連絡や報告が土台にあります。

顧客へ適切な連絡や相談を行うことで、顧客からも重要な連絡を
いち早くもらえるようになるでしょう。

まずはこちらから適切な「ホウレンソウ」を顧客へ行うように努めてみてください。

ホウレンソウはビジネスの質を上げる

「ホウレンソウ」がきっちりと根付いている組織は、質の高いビジネスを行えます。

トラブルを未然に防止したり、顧客との関係性が深まったりと、
ビジネスにおいて重要なポイントはいずれもホウレンソウが根幹にあります。

「自分だけは大丈夫」と怠らず、組織の一員として「ホウレンソウ」の輪の中へ入りましょう。

プロジェクトや顧客との繋がりなど、ビジネスは刻一刻と変化を続けています。

チーム全体として足並みを揃えるために上司・部下ともに「ホウレンソウ」の目的や
メリットを理解して強い組織を作り上げなければなりません。

また上司としては「ホウレンソウ」しやすい空気や、仕組みづくりに取り組んでみてください。